Boekenverkoop

 In een notendop

  • Administratie van de hele boekenverkoop
  • Inleveren, verwerken en verkopen van tweedehandsboeken via barcodesysteem
  • Leerlingen bestellen hun boeken en materiaal online
  • Uitleveren van bestelde items en aanmaken van facturen via de iPad

Zolang ik me kan herinneren, organiseert Piustien op het einde van elk schooljaar (en aan het begin van elk schooljaar) de boekenverkoop. Die bestaat uit twee delen:
– Tweedehands boekenverkoop
– Nieuwe boeken en materiaal

Tweedehands boekenverkoop
Boeken die het schooljaar nadien nog gebruikt worden, kunnen door de leerlingen worden ingeleverd. De boeken worden door de school gesorteerd volgens netheid en daarna doorverkocht. Doorverkochte boeken worden verrekend op de aankoop van nieuwe boeken of worden terugbetaald.
Voor dit systeem in gebruik werd genomen, werd voor elk boek een briefje ingevuld waarop de naam van de leerling stond alsook de prijscategorie. Op basis hiervan werd bij de verkoop een factuur opgemaakt. Dat systeem werkte goed maar vereiste heel veel tijd. Vooral bij de verkoop zorgde het voor lange wachtrijen.
Met dit systeem duiden leerlingen aan welke boeken ze willen binnenbrengen. Het systeem toont ook welke boeken ze mogen binnenbrengen en welke niet. Vervolgens wordt voor elk boek een briefje afgedrukt met alle nodige gegevens van de leerling alsook een barcode. Die barcode is uniek en vormt de combinatie van verkoper en boek.
Als het boek wordt ingeleverd, wordt de barcode gescand. Op die manier krijgt de leerling meteen een overzicht van ingeleverde boeken.
De medewerkers van de boekenverkoop sorteren de ingeleverde boeken in drie categorieën: A, B en C. Ze scannen elke barcode en duiden aan in welke categorie het boek hoort. Bij de verkoop zoeken de leerlingen de gewenste boeken uit en geven ze af aan de kassa. Daar worden de barcodes uit elk boek gescand en zo wordt meteen een gedetailleerde verkoopnota opgesteld. Het systeem noteert dan automatisch de verkoopprijs en zal die later verrekenen voor de leerling die het boek inleverde.

Nieuwe boeken en materiaal
Naast tweedehandsboeken moeten leerlingen ook nieuwe boeken, schriften en ander schoolgerei aankopen. Vroeger kreeg elke leerling na inschrijving een papieren lijst met schoolbenodigdheden. Daarop duidden ze aan wat ze wilden bestellen. Die lijst werd dan op school binnengebracht en door de medewerkers overgetypt. Op basis daarvan werd het nodige materiaal besteld. Eind augustus kwamen de leerlingen hun bestelling afhalen. Op basis van geprinte lijsten werd aangeduid wat leerlingen meekregen en wat niet. Aan de kassa werd dan uitgerekend wat er moest betaald worden op basis van die lijst.
Ook dat zorgde voor lange wachtrijen.

Met dit systeem loggen leerlingen in in de website (nieuwe leerlingen krijgen bijna meteen een login voor de site dankzij de synchronisatie-module). Daar kiezen ze welke studierichting ze volgend jaar zullen volgen en het systeem toont de lijst met schoolgerei. In deze lijst duiden de leerlingen aan welke items ze willen bestellen en welke niet. De lijst bevat ook controles zodat de kans op fouten vrij klein wordt. Zodra de lijst is ingevuld, wordt de bestelling geplaatst en kan de leerling genieten van een lange vakantie.
De medewerkers van de boekenverkoop vragen na enkele dagen de lijsten op (per leverancier) en sturen de bestelling door die enkele weken later zal toekomen.

Eind augustus komen de leerlingen hun bestelde materiaal halen. Enkele vrijwillige (oud-)leraren gaan met de leerlingen rond in de zaal en leggen de bestelde goederen in een bak. De lijst van bestelde goederen vragen ze op via een iPad. Op die iPad duiden ze dan aan of een besteld item werd uitgeleverd of niet. Wil een leerling een besteld item toch niet meenemen of een niet besteld item toch meenemen, dan wordt dat ook op de iPad genoteerd. Als de leerling aan de kassa komt, ligt de factuur reeds afgedrukt klaar. Op die manier gaat het uitleveren van goederen heel vlot.

Het systeem is ook zodanig gemaakt dat elke dag andere collega’s kunnen komen helpen zonder eerst uren opleiding te moeten volgen; 5 minuten uitleg volstaat om een hele dag te kunnen meedraaien op deze drukke dagen.

 

Post a Comment